Nachreichung einer Schlussbilanz nach § 17 UmwG: Der Bundesgerichtshof öffnet neue Türen

Der Bundesgerichtshof (BGH) und das Kammergericht (KG) Berlin haben sich kürzlich mit der Frage befasst, ob und unter welchen Voraussetzungen bei der Anmeldung einer Verschmelzung bzw. Spaltung die Nachreichung der Schlussbilanz zulässig ist. Diese Frage war bislang sehr umstritten. Mit seinem Beschluss vom 18.03.2025 (Az.: II ZB 1/24) verschafft der BGH den Unternehmen die erforderliche Transaktionssicherheit.

I. Einführung und Überblick

Die Regelung des § 17 UmwG befasst sich mit den Unterlagen, die der Anmeldung einer Umwandlung (vgl. § 16 UmwG) zum Register beizufügen sind. Diese Vorgaben gelten aufgrund von Verweisen für die Verschmelzung, Spaltung und Vermögensübertragung.

Nach § 17 Abs. 1 UmwG sind der Anmeldung folgende Anlagen beizufügen:

• der Verschmelzungsvertrag
• Niederschriften der Verschmelzungsbeschlüsse
• erforderliche Zustimmungserklärungen einzelner Anteilsinhaber
• der Verschmelzungsbericht
• der Prüfungsbericht oder eine Verzichtserklärung
• der Nachweis über die rechtzeitige Zuleitung des Verschmelzungsvertrags oder seines Entwurfs an den Betriebsrat

Diese Unterlagen sind jeweils in Ausfertigung oder öffentlich beglaubigter Abschrift (soweit sie notariell zu beurkunden sind) bzw. in Urschrift oder Abschrift einzureichen.

Im Mittelpunkt der vorliegend kommentierten Entscheidungen des BGH und des KG Berlin steht die ergänzende Vorschrift des § 17 Abs. 2 UmwG, wonach bei der Anmeldung zum Register des Sitzes jedes der übertragenden Rechtsträger eine Bilanz dieses Rechtsträgers („Schlussbilanz“) beizufügen ist.

Diese Schlussbilanz ist wichtig für die bilanzielle Erfassung des übergehenden Vermögens beim übernehmenden Rechtsträger (vgl. § 24 UmwG). Sie muss auf einen höchstens acht Monate vor der Anmeldung liegenden Stichtag aufgestellt sein (§ 17 Abs. 2 Satz 4 UmwG). Der Stichtag der Schlussbilanz ist außerdem maßgeblich für den steuerlichen Übertragungsstichtag (vgl. §§ 2 Abs. 1, 20 Abs. 6 UmwStG). In der Praxis bereitet die Einhaltung der Frist von acht Monaten insbesondere bei prüfungspflichtigen Unternehmen und bei komplexen Umwandlungsvorgängen wie Kettenverschmelzungen Schwierigkeiten. So u. a. auch in den nachfolgend kommentierten Entscheidungssachverhalten, bei denen die Schlussbilanz jeweils nicht bei Anmeldung, sondern später zu den Registerakten gereicht wurde.

II. Beschluss des KG Berlin vom 20.02.2025

Im Fall des KG Berlin (Az.: 22 W 64/24) wollte eine GmbH, deren Unternehmensgegenstand auf die Errichtung, den Erwerb und den Betrieb von stationären Pflegeeinrichtungen, Seniorenresidenzen und Behindertenwohnheimen gerichtet ist, einen Teilbetrieb auf eine oHG abspalten. Nach dem zwischen den beteiligten Rechtsträgern abgeschlossenen Spaltungs- und Übernahmevertrag lag der Abspaltung die Bilanz der GmbH zum 31.12.2023 zugrunde. Der Handelsregisteranmeldung vom 26.08.2024 war jedoch keine Schlussbilanz zum 31.12.2023 beigefügt. Die GmbH begründete dies damit, dass die Bilanz mit Rücksicht auf den Unternehmensgegenstand nicht innerhalb von acht Monaten nach Schluss des Wirtschafts- und Kalenderjahres erstellt werden könne. Dies liege an der Abhängigkeit von Pflegesatzprüfungen der zuständigen Behörden an den verschiedenen Standorten in den verschiedenen Bundesländern, auf die der bilanzierende Pflegeheimbetreiber angewiesen sei. Es wurde beantragt, im Wege einer Zwischenverfügung eine angemessene Nachfrist zur Beibringung der Bilanz zu setzen.

Das Amtsgericht Charlottenburg wies die Anmeldung zurück, da die Bilanz nicht existiere und somit ein nicht behebbares Eintragungshindernis bestehe. Die hiergegen gerichtete Beschwerde der GmbH blieb erfolglos. Das Amtsgericht half der Beschwerde nicht ab und legte die Sache dem KG Berlin zur Entscheidung vor.

Das KG Berlin hat bestätigt: Die Schlussbilanz müsse spätestens zum Zeitpunkt der Anmeldung jedenfalls aufgestellt und festgestellt sein. Es sei nicht ausreichend, wenn eine am Anmeldetag noch nicht einmal aufgestellte Schlussbilanz – irgendwann – nachgereicht werde. Der Wortlaut „aufgestellt worden“ impliziere eine abgeschlossene Rechnungsperiode. Außerdem könne nur etwas der Anmeldung beigefügt werden, was bereits existiere. Die Frist diene dem Gläubigerschutz und der Sicherstellung der Aktualität der Schlussbilanz. Eine spätere Erstellung würde den Achtmonatszeitraum de facto künstlich verlängern und mangels Eintragung im Register die Grundlage für die Eröffnungsbilanz des übernehmenden Rechtsträgers gefährden.

Damit blieb die Beschwerde der GmbH erfolglos. Zur Sicherung einer einheitlichen Rechtsprechung (Abweichung damals u. a von der Rechtsprechung des OLG Schleswig) wurde die Rechtsbeschwerde zum BGH zugelassen (Az.: II ZB 3/25).

III. Entscheidung des BGH vom 18.03.2025 in anderer Sache

Sachverhalt

Eine GmbH beantragte am 30.08.2023 beim Handelsregister AG Düsseldorf die Eintragung ihrer Verschmelzung zum 31.12.2022 unter Auflösung der Gesellschaft ohne Abwicklung im Wege der Aufnahme durch Übertragung des Gesellschaftsvermögens als Ganzes auf ihren (bisherigen) Geschäftsführer und Alleingesellschafter. Die dem Antrag auf Eintragung beigefügte Bilanz war auf den 31.08.2022 datiert und wurde am 24.03.2023 festgestellt. Das Registergericht wies die GmbH mit Zwischenverfügung vom 01.09.2023 darauf hin, dass der Anmeldung nicht entsprochen werden könne, weil die Achtmonatsfrist des § 17 Abs. 2 Satz 4 UmwG nicht eingehalten sei. Nach fruchtlosem Ablauf der der GmbH gesetzten Frist zur Stellungnahme von einem Monat wies das Registergericht den Eintragungsantrag mit Beschluss vom 10.10.2023 unter Bezugnahme auf die Zwischenverfügung zurück.

Verfahrensgang

Gegen diese Entscheidung des Registergerichts legte die GmbH erfolglos Beschwerde ein, der sie eine am 27.10.2023 festgestellte und unterzeichnete Bilanz (Stichtag 31.12.2022) zur Weiterverfolgung des Eintragungsantrags beifügte. Das OLG Düsseldorf sah die Nachreichung als unzulässig an. Zwar liege der Stichtag dieser Bilanz noch innerhalb des Achtmonatszeitraums vor der Anmeldung, allerdings erfülle sie die Anforderungen von § 17 Abs. 2 Satz 1 und 4 UmwG nicht. Die nachgereichte Schlussbilanz sei erst knapp zwei Monate nach der Anmeldung der Verschmelzung erstellt worden und damit bei der Anmeldung (noch) nicht vorhanden gewesen.

Die hiergegen eingelegte Rechtsbeschwerde beim BGH blieb zwar ebenfalls erfolglos, enthält aber ein bemerkenswertes und für die Praxis sehr bedeutsames Obiter Dictum zur Frage der Einreichung der Schlussbilanz nach § 17 Abs. 2 UmwG.

Aussage 1: Nachreichung der Schlussbilanz nach § 17 Abs. 2 UmwG möglich

Der BGH hat bei seiner Begründung zunächst darauf abgestellt, dass die Anmeldung einer Verschmelzung nicht so vollständig bei Gericht eingehen müsse, dass sie ohne Weiteres zur Eintragung der Verschmelzung führen könne. Vielmehr könnten fehlende Unterlagen – ggf. auf entsprechende Zwischenverfügung des Gerichts – auch noch nachgereicht werden, sofern diese Nachreichung alsbald oder kurzfristig bzw. zeitnah erfolge. Umstritten sei allerdings, ob und unter welchen Voraussetzungen das auch für die Schlussbilanz gelte, d. h. ob ihr Fehlen bei der Anmeldung einer Verschmelzung ein behebbares Eintragungshindernis darstelle.

Nach wohl überwiegender Auffassung sei eine Nachreichung der Schlussbilanz zulässig, sofern diese Nachreichung alsbald oder kurzfristig bzw. zeitnah erfolge. Somit gehören nur der Verschmelzungsvertrag, die Verschmelzungsbeschlüsse und die erforderlichen Zustimmungserklärungen zu den zwingend mit der Anmeldung einzureichenden Essentialia einer Verschmelzung, die dem Registergericht die Prüfung ermöglichen (sollen), ob eine eintragungsfähige Tatsache vorliegt. Demgegenüber sei der Schlussbilanz keine vergleichbare grundlegende Bedeutung für den Umwandlungsvorgang beizumessen.

Aussage 2: Keine Erstellung der Schlussbilanz zum Zeitpunkt der Anmeldung notwendig

Der BGH widerspricht auch der restriktiven Auffassung, wonach die Bilanz bei Anmeldung bereits erstellt sein muss. Entscheidend sei, dass der Bilanzstichtag innerhalb der Achtmonatsfrist liege. Auch eine unzumutbare Verzögerung sei nicht zu befürchten: Werde eine stichtagsgerechte Bilanz – ggf. auf Zwischenverfügung des Registergerichts – zeitnah nach der Anmeldung nachgereicht, verzögere sich die Prüfung der Umwandlung lediglich um einen kurzen Zeitraum, höchstens um die in der Zwischenverfügung gesetzte Frist. Eine solche Verzögerung könne auch bei einer allgemein für zulässig erachteten Nachreichung anderer nach § 17 Abs. 1 UmwG erforderlicher Unterlagen eintreten. Demgegenüber führe die endgültige Zurückweisung der Anmeldung zu einer erheblichen Beeinträchtigung der wirtschaftlichen Interessen der beteiligten Rechtsträger, die – ohne ausdrückliche gesetzliche Regelung – unter Verhältnismäßigkeitsgesichtspunkten einer entsprechenden Rechtfertigung bedürfe. Eine Unterscheidung danach, aus welchem Grund die Schlussbilanz nicht bereits mit der Anmeldung eingereicht worden sei, sei nicht geboten.

Aussage 3: Rechtzeitige Nachreichung der Schlussbilanz erforderlich

Im konkreten Fall hatte das Registergericht der GmbH mit seiner Zwischenverfügung vom 01.09.2023 eine Frist zur Stellungnahme von einem Monat eingeräumt. Die Nachreichung der Schlussbilanz vom 27.10.2023 erfolgte aber erst mit der Beschwerde Anfang November – und damit zu spät. Der BGH hat betont, dass die Nachreichung nur dann zulässig sei, wenn sie „zeitnah“ innerhalb der durch Zwischenverfügung nach §§ 382 Abs. 4 Satz 1 FamFG, 25 Abs. 1 Satz 3 HRV gesetzten angemessenen Frist erfolge. Die mit einem Monat bemessene Frist, deren Verlängerung die GmbH nicht beantragt hatte, sei vorliegend aus Sicht des BGH angemessen.

Demnach hatte das Registergericht die Eintragung der Verschmelzung im Ergebnis zu Recht abgelehnt. Der GmbH war es zwar gelungen, die in der Vorinstanz vertretene Rechtsauffassung zur Unzulässigkeit der Nachreichung einer noch nicht erstellten Schlussbilanz anzugreifen. Im Ergebnis blieb ihre Beschwerde aber erfolglos.

IV. Ergebnis und Praxishinweise

Der BGH stellt sich gegen die restriktive Linie der Vorinstanzen und stärkt die Planungssicherheit bei künftigen Umwandlungen. Dennoch bleibt die Empfehlung, alle Unterlagen möglichst vollständig mit der Anmeldung einzureichen. Ist dies bezüglich der Schlussbilanz nicht möglich, liegt ein „durch den Antragsteller behebbares Hindernis“ vor, das dem sofortigen Vollzug der Anmeldung entgegensteht (vgl. § 382 Abs. 4 Satz 1 FamFG). In diesem Fall hat das Registergericht eine angemessene Frist zur Nachreichung zu setzen, die in der Regel zwischen vier und sechs Wochen betragen dürfte. Entsprechend der vom BGH vertretenen Linie ist die Nachreichung nur dann als „zeitnah“ anzusehen, wenn sie innerhalb der durch Zwischenverfügung gesetzten angemessenen Frist erfolgt. Eine Verlängerung der Frist ist in der Regel nur im Ausnahmefall möglich und setzt voraus, dass die Verzögerung von den Beteiligten nicht zu vertreten ist, etwa bei Mitwirkung eines Prüfungsunternehmens oder von Behörden, auf die nicht unmittelbar Einfluss genommen werden kann. Die Zwischenverfügung kann mit der Beschwerde angegriffen werden (§§ 58 ff. FamFG). Damit sind zumindest theoretisch auch weitere (zulässige) Verzögerungen bei der Nachreichung der Schlussbilanz denkbar. Risiken für Gläubiger und Anteilseigner können bei der Abwägung keine generelle Ablehnung der Nachreichungsmöglichkeit rechtfertigen, wenn wirtschaftliche Folgen einer abgelehnten Eintragung im Spiel sind.