Hätten Sie’s gewusst: Aktuelles zur Vollmacht

Die Vollmacht ist mehr als ein Formular – sie stellt eine rechtlich verbindliche Grundlage für weitreichende Entscheidungen dar. Doch wie wird sie wirksam erteilt? Was muss beachten werden? Wann endet sie? Und wer haftet bei Missbrauch? Unsere Beitragsreihe analysiert aktuelle Entscheidungen und zeigt in Teil 1, worauf es im Einzelfall bei der Vollmachtserteilung ankommen kann.

Alte Wurzeln, neue Risiken

Die historischen Wurzeln der Vollmacht reichen bis ins römische Recht zurück. Dort wurde sie als „Mandatum“ verstanden – als ein unentgeltlicher Vertrag, bei dem eine Person im Vertrauen auf eine andere ein Geschäft in deren Interesse ausführte. Dieses Instrument beruhte auf Freundschaft und Pflichtgefühl und wurde später durch das Ius Gentium auch auf Fremde angewendet. Das Mandatum war formfrei, aber rechtlich bindend, sobald der Beauftragte die Aufgabe annahm.

Im Laufe der Zeit hat sich die Vollmacht zu einem bedeutsamen Instrument des Privatrechts entwickelt. Gleichzeitig ist sie zu einem Brennpunkt rechtlicher Auseinandersetzungen geworden. Ihre Reichweite, ihre Form, ihre Widerruflichkeit und ihre Wirkung im Außenverhältnis sind Gegenstand ständiger gerichtlicher Klärung. Ob im Steuerrecht, im Arbeitsrecht, im Gesellschaftsrecht oder allgemein im Zahlungsverkehr – die Vollmacht ist im täglichen Rechtsverkehr unverzichtbar und erfordert eine präzise Handhabung, um rechtliche Risiken zu vermeiden.

Die hier ausgewählten und analysierten Entscheidungen aus den Jahren 2024/2025 zeigen, wie zentral und zugleich risikobehaftet dieses Instrument ist. Sie reichen von der digitalen Erfassung von Generalvollmachten über die zivilrechtliche Missbrauchskontrolle bis hin zur europarechtlichen Autorisierung von Zahlungsvorgängen. Wer mit Vollmachten arbeitet, muss wissen, was er oder sie tut – und was man besser lässt.

Vertretung mit Folgen: wann Verhalten als Vollmacht gilt

Das Oberlandesgericht (OLG) Zweibrücken hat entschieden, dass ein Abfindungsvergleich mit einer Versicherung auch dann wirksam sein kann, wenn das Vergleichsangebot vom Ehemann der Versicherungsnehmerin stammt (Urteil vom 15.01.2025 – Az.: 1 U 20/24). Im zu entscheidenden Fall konnte sich die Klägerin wegen der Annahme einer Anscheinsvollmacht nicht erfolgreich auf einen fehlenden eigenen Erklärungswillen berufen. Eine Anscheinsvollmacht liegt vor, wenn der Vertretene das Handeln seines angeblichen Vertreters nicht kennt, er es aber bei pflichtgemäßer Sorgfalt hätte erkennen und verhindern können, und wenn der Geschäftsgegner nach Treu und Glauben annehmen durfte, der Vertretene dulde und billige das Handeln seines Vertreters. Voraussetzung für das Vorliegen einer Anscheinsvollmacht ist also (1) der Rechtsschein einer Bevollmächtigung, der durch ein von gewisser Regelmäßigkeit und Häufigkeit bzw. Dauer gekennzeichnetes Verhalten des Vertretenen erzeugt werden muss sowie (2) die Gutgläubigkeit des Geschäftsgegners (§ 173 analog). Die Anscheinsvollmacht hat zur Folge, dass der Vertretene sich so behandeln lassen muss, als habe er wirksam eine Vollmacht erteilt. Da die Versicherungsnehmerin im streitgegenständlichen Verfahren über längere Zeit duldete, dass ihr Ehemann unter Nutzung ihres E-Mail-Accounts und damit in ihrem Namen rechtsgeschäftlich auftrat, habe sie sich dessen Handeln zurechnen lassen müssen. Ein späterer Widerruf sei in solchen Fällen ausgeschlossen.

Die Anscheinsvollmacht ist regelmäßig von der sogenannten Duldungsvollmacht abzugrenzen. Bei dieser handelt es sich entgegen der Anscheinsvollmacht um eine echte Vollmacht, die dadurch entsteht, dass der Vollmachtgeber es bewusst duldet, dass ein Dritter als sein Vertreter auftritt. Nach dem Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB) darf der Vertreter in diesem Fall also annehmen, er sei zur Vertretung berechtigt.

Ein anschauliches Beispiel für das Vorliegen einer Duldungsvollmacht liefert das Urteil des Landessozialgerichts (LSG) Niedersachsen-Bremen (Urteil vom 27.02.2024 – Az.: L 11 AS 330/22). Hier zeigt sich, dass eine nicht widerrufene Vollmacht als Duldungsvollmacht haftungsbegründend wirken kann. In dem der Entscheidung zugrunde liegenden Fall haftete eine Frau für den Sozialleistungsbetrug ihres Lebensgefährten, weil sie seine Bevollmächtigung nie zurückgenommen hatte. Das Gericht hat betont, dass der Rechtsschein einer fortbestehenden Bevollmächtigung auch dann gelte, wenn der ursprüngliche Wille zur Bevollmächtigung längst entfallen sei.

Das Oberlandesgericht (OLG) Brandenburg hat unlängst klargestellt, dass eine transmortale notarielle Vollmacht auch nach dem Tod des Vollmachtgebers wirksam bleibt, sofern sie nicht widerrufen oder für kraftlos erklärt wurde (Beschluss vom 08.01.2025 – Az.: 5 W 116/24). In dem vor dem OLG Brandenburg entschiedenen Fall verkaufte die Ehefrau das Grundstück ihres verstorbenen Mannes an ein Unternehmen, wobei sie sich ausschließlich auf eine ihr zu Lebzeiten erteilte notarielle Vollmacht berief. Das Gericht hat klargestellt, dass der Kaufvertrag auch dann gültig sei, wenn die Bevollmächtigte zugleich Alleinerbin sei – solange sie ausschließlich im Namen des Verstorbenen handele. Das Unternehmen erwerbe dadurch einen rechtlich gesicherten, vormerkungsfähigen Anspruch auf Eigentumsübertragung (siehe zur Grundbuchumschreibung auch OLG Nürnberg vom 25.03.2025, Az.: 15 Wx 2176/23).

Strikte Inhalts- und Formvorschriften: die Herausforderungen bei der Vollmachtserteilung

Vollmachten spielen eine elementare Rolle im rechtlichen und geschäftlichen Alltag. Häufige Stolpersteine sind unklare oder zu allgemein gehaltene Formulierungen, fehlende oder unvollständige Unterschriften sowie die Nichtbeachtung gesetzlicher Formerfordernisse, etwa bei Grundstücksgeschäften. Auch das Fehlen einer Widerrufsklausel oder einer zeitlichen Begrenzung kann zu Unsicherheiten oder Missbrauch führen. Besonders im Hinblick auf geschäftliche Aktivitäten, Prozesse und Entscheidungen innerhalb eines Unternehmens ist zudem auf die Einhaltung von Compliance-Vorgaben zu achten. Technische Herausforderungen bei digitalen Signaturen, insbesondere im internationalen Umfeld, runden die Liste ab. Eine sorgfältige Gestaltung bzw. regelmäßige Überprüfung von Vollmachten ist daher unerlässlich.

Sonderfall einseitige empfangsbedürftige Willenserklärungen

Ohne Vorlage einer ordnungsgemäßen Vollmachtsurkunde im Original können einseitige empfangsbedürftige Willenserklärungen eines Bevollmächtigten – wie etwa Kündigung, Rücktritt, Anfechtung, Aufrechnung oder auch Abmahnung – gemäß § 174 BGB unverzüglich zurückgewiesen werden. Die Willenserklärungen gelten in der Folge als nicht zugegangen und entfalten somit auch keine rechtliche Wirkung. Die Norm des § 174 BGB dient dazu, dass sich die Empfänger bei einseitigen Erklärungen auf die Rechtsfolgen daraus einstellen können. Ohne Original-Nachweis haben diese keine Gewissheit darüber, ob das Rechtsgeschäft von einem wirklich Bevollmächtigten ausgeht und der Vertretene es gegen sich gelten lassen muss. Eine Ausnahme von der Vorlage einer ordnungsgemäßen Vollmachtsurkunde im Original nimmt die Rechtsprechung jedoch im Personalbereich an, in dem Arbeitgeber regelmäßig durch Bevollmächtigte wie z. B. Personalleiter handeln. Ein Personalleiter ist in der Regel bereits kraft seiner Position zur Vornahme von personellen Maßnahmen befugt und kann z. B. eine Kündigung auch ohne Vorlage einer entsprechenden Vollmachtsurkunde aussprechen, sofern der Belegschaft seine Position bekannt ist.

Aktuelle Rechtsprechung zur Vollmachtserteilung

Das OLG Karlsruhe hat sich jüngst mit der Frage befasst, ob die Abgabe einer Versicherung der Gesellschafter bei Erstanmeldung einer GbR zum Gesellschaftsregister durch eine Vertretung erfolgen kann (Beschluss vom 13.01.2025, Az.: 1 W 14/24 (Wx)). Im zu entscheidenden Fall sollte eine GbR aufgrund einer bestehenden notariellen Generalvollmacht der Gesellschafter zum Gesellschaftsregister angemeldet werden, wobei der Generalbevollmächtigte sämtliche Erklärungen für alle Gesellschafter abgab. Das OLG Karlsruhe hat entschieden, dass eine allgemeine (General-)Vollmacht ohne konkreten Bezug zur Registereintragung und ohne ausdrückliche Ermächtigung zur Abgabe der persönlichen Versicherung nach § 707 Abs. 2 Nr. 4 BGB keine wirksame Bevollmächtigung darstellt. Die Versicherung müsse grundsätzlich persönlich durch die Gesellschafter abgegeben werden, da sie strafbewehrt sei und keine Willenserklärung, sondern eine Wissenserklärung darstelle. Eine Stellvertretung sei weder aus dem Gesetzeswortlaut noch aus systematischen oder analogen Erwägungen ableitbar. Selbst wenn eine Vertretung theoretisch zulässig wäre, müsse die Vollmacht ausdrücklich die Abgabe der Versicherung umfassen. Allgemeine Formulierungen wie „Vertretung in vermögensrechtlichen Angelegenheiten“ seien nicht ausreichend. Das Gericht hat insbesondere die hohen Anforderungen an die Auslegung solcher Vollmachten im Interesse der Verkehrssicherheit betont. Zur Vermeidung von Eintragungshindernissen sollten Vollmachten klar und konkret auf die Abgabe der Versicherung nach § 707 Abs. 2 Nr. 4 BGB bezogen sein.

Ein Beschluss des OLG Düsseldorf (Beschluss vom 29.08.2024 – Az.: 3 Wx 115/24) unterstreicht ebenfalls, wie streng das Handelsregister bei der Prüfung von Vollmachten agiert. In diesem Fall reichten zwei getrennte Vollmachten – eine vom Geschäftsführer und eine vom Prokuristen – bei Gesamtvertretung nicht aus. Die Vollmacht musste vielmehr gemeinsam im Namen der GmbH erteilt werden, wie es § 12 HGB vorsieht. Dies war vorliegend zweifelhaft, weil die bloße Bezeichnung als „Vollmachtgeber“ in einer der Vollmachten dann nicht ausreiche, wenn nicht deutlich werde, in wessen Namen (hier der Gesellschaft oder im eigenen Namen) gehandelt werde. In der Praxis ist daher unbedingt auf die Eindeutigkeit von Handelsregistervollmachten zu achten; andernfalls droht die Zurückweisung der Anmeldung.

Mit der Frage, ob Gesellschafter einer eGbR bereits vor der Eintragung ins Gesellschaftsregister eine wirksame Vollmacht zur Grundbuchberichtigung erteilen konnten, hat sich das Kammergericht (KG) Berlin befasst (Beschluss vom 04.07.2024 – Az.: 1 W 97/24). Das Ergebnis lautet: Ja, sofern die Vertretungsbefugnis zum Zeitpunkt der Erklärung gemäß § 32 GBO nachgewiesen ist. In Bezug auf die eGbR ist also eine Vertretung durch Untervollmacht möglich, sofern der Untervertreter zum Zeitpunkt der Erklärung tatsächlich vertretungsbefugt ist. Die Grundbuchpraxis verlangt in diesem Zusammenhang eine lückenlose Nachweisführung.

In einer weiteren Entscheidung hat sich das KG Berlin kürzlich mit der AGB-rechtlichen Kontrolle einer Bauträgervollmacht befasst, insbesondere mit der Frage, ob eine Vollmacht zur Änderung der Teilungserklärung im Rahmen eines Bauträgervertrags wirksam ist (Urteil vom 23.04.2025, Az.: 21 U 156/23). Im zugrunde liegenden Fall wollte ein Bauträger nachträglich Änderungen an der bereits abgegebenen Teilungserklärung vornehmen. Dies geschah im Zuge der Projektumsetzung, bei der sich neue Anforderungen bzw. Änderungswünsche anderer Erwerber ergaben. Das KG hat klargestellt, dass eine Vollmacht zur Änderung der Teilungserklärung nur wirksam sei, wenn sie bestimmten AGB-rechtlichen Anforderungen genüge. Die vertragliche Regelung müsse Beschränkungen enthalten, die sicherstellten, dass die Ausübung der Vollmacht nicht zu einer unangemessenen Benachteiligung der Erwerber führe. Es reiche aus, wenn diese Beschränkungen im Innenverhältnis geregelt seien und ihre Einhaltung durch einen Notar überwacht werde. Diesen Anforderungen habe die Änderungsvollmacht hier nicht genügt.

Die Entscheidung des Oberverwaltungsgerichts (OVG) für das Land Nordrhein-Westfalen (Beschluss vom 07.05.2024 – Az.: 2 B 1287/23) behandelt die Frage, ob eine Vollmacht zur Unterzeichnung eines Durchführungsvertrags im Rahmen eines vorhabenbezogenen Bebauungsplans formbedürftig gewesen ist. Das Gericht hat dies nicht bejaht – wohl aber die Notwendigkeit einer klaren Zustimmungserklärung im Sinne des § 311b BGB. Die Entscheidung des OVG Nordrhein-Westfalen verdeutlicht, dass sich evtl. Formanforderungen nicht pauschal nach dem Vertragstyp richten, sondern nach dem konkreten Inhalt der jeweiligen Erklärung. Wird etwa eine Verpflichtung zur Grundstücksübertragung geregelt, ist unabhängig vom Vertragstyp eine notarielle Beurkundung erforderlich (§ 311b Abs. 1 BGB). In der Praxis bedeutet das: Wer Verträge vorbereitet oder unterzeichnet, sollte jede einzelne Regelung auf mögliche Formvorgaben prüfen – insbesondere bei Grundstücksübertragungen oder Vorverträgen, die eine notarielle Beurkundung erfordern können.