Gehaltsabrechnungen im digitalen Zeitalter: ein BAG-Urteil im Fokus

Zum Jahresbeginn hat das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil vom 28.01.2025 – Az.: 9 AZR 48/24) ein wegweisendes Urteil zu digitalen Gehaltsabrechnungen gefällt. In dieser Entscheidung stellt das BAG erstmalig klar, dass Arbeitgeber ihrer Pflicht zur Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen – in Textform – auch dadurch genügen, dass die Abrechnungen ausschließlich als elektronisches Dokument in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach bereitgestellt werden.

Rechtliche Grundlage der Gehaltsabrechnung

Nach § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Arbeitnehmern bei der Auszahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform gemäß § 126b BGB zur Verfügung zu stellen. Diese Regelung dient der Transparenz und hat den Zweck, Arbeitnehmer über die erfolgte Zahlung zu informieren, sodass diese den ausgezahlten Betrag nachvollziehen können.

Das aktuelle BAG-Urteil im Detail

Im zugrunde liegenden Fall streiten die Parteien über die Form der Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen. Eine bei der Beklagten im Jahr 2021 abgeschlossene Konzernbetriebsvereinbarung sieht vor, dass alle Personaldokumente, einschließlich der Gehaltsabrechnungen, über einen externen Anbieter in einem digitalen Mitarbeiterpostfach bereitgestellt werden. Dabei haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, über einen passwortgeschützten Online-Zugang auf die Dokumente zuzugreifen. Soweit der Zugriff über private Endgeräte nicht möglich ist, können die Dokumente im Betrieb eingesehen und ausgedruckt werden. Ab März 2022 stellte die Beklagte basierend auf dieser Konzernbetriebsvereinbarung die Gehaltsabrechnungen ausschließlich in elektronischer Form zur Verfügung. Die Klägerin, die als Verkäuferin in einem Einzelhandelsbetrieb der Beklagten tätig ist, lehnte die elektronische Übermittlung von Gehaltsabrechnungen ab und forderte weiterhin die Bereitstellung der Abrechnung in Papierform.

Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen gab der Klage statt und bestätigte die Auffassung der Klägerin, dass die Gehaltsabrechnungen durch das Einstellen in das Online-Portal nicht ordnungsgemäß übermittelt worden seien.

Demgegenüber war die Revision der Beklagten beim BAG erfolgreich und führte zur Zurückverweisung der Rechtssache an das Landesarbeitsgericht Niedersachsen. Bei dem Anspruch eines Arbeitnehmers auf eine Gehaltsabrechnung handle es sich um eine sogenannte Holschuld, die der Arbeitgeber erfüllen könne, ohne für den tatsächlichen Zugang verantwortlich zu sein. Es reiche aus, dass der Arbeitgeber die Abrechnung digital bereitstelle, soweit die Interessen von Arbeitnehmern ohne privaten Online-Zugriff berücksichtigt würden. Da dies in der Konzernbetriebsvereinbarung geregelt sei, genüge die rein digitale Bereitstellung der Gehaltsabrechnungen.

Bedeutung für die Praxis

Bei der Bereitstellung von digitalen Gehaltsabrechnungen profitieren Arbeitgeber von einer effizienten Verwaltung und geringen Kosten. Sie müssen aber auch die technischen Voraussetzungen schaffen, um die Rechte der Arbeitnehmer weiterhin zu wahren. Digitale Gehaltsabrechnungen müssen für Arbeitnehmer dauerhaft abrufbar und sicher gespeichert sein. Außerdem müssen Arbeitgeber die berechtigten Interessen solcher Arbeitnehmer berücksichtigen, die möglicherweise keinen privaten Online-Zugriff haben.