Effizienzgewinne und Personalanpassungs-
maßnahmen in volatilen Zeiten

Unternehmen stehen angesichts neuer regulatorischer Anforderungen und wirtschaftlicher Unsicherheiten vor der Herausforderung, ihre Personal- und Vergütungsstrukturen effizient und rechtskonform zu gestalten. Der nachfolgende Artikel beleuchtet, wie durch gezielte Maßnahmen in den Bereichen Equal Pay, Payroll und Restrukturierung nicht nur Risiken vermieden, sondern auch strategische Chancen genutzt werden können – mit einem integrierten Blick aus HR, Steuer, Payroll und Recht.

• Die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz erhöht den Druck auf Unternehmen, geschlechtsneutrale und nachvollziehbare Entgeltstrukturen zu schaffen – inklusive Reporting-, Analyse- und Anpassungspflichten.
• Eine standardisierte, zentral gesteuerte Payroll wird angesichts internationaler Steuerregelungen, technologischer Anforderungen und steigender Compliance-Erwartungen zum strategischen Erfolgsfaktor.
• Restrukturierungen gewinnen an Bedeutung – sie müssen rechtssicher, sozialverträglich und gut geplant umgesetzt werden, um auf wirtschaftliche, technologische und demografische Veränderungen zu reagieren.
  

Equal Pay/Gender Pay Gap

Mit der Einführung der EU-Richtlinie zur Lohntransparenz bekommt das Thema Equal Pay eine neue Dynamik. Spätestens im Juni 2026 muss die Richtlinie in nationales Recht übergeführt worden sein.

Die Auswirkungen auf Unternehmen sind erheblich:

• Gehälter bzw. Gehaltsspannen müssen im Bewerbungsprozess offengelegt werden.
• Mitarbeitende erhalten einen individuellen Auskunftsanspruch zum Durchschnittsentgelt vergleichbarer Positionen.
• Arbeitgeber müssen offenlegen, welche objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien für Entgelthöhe und -entwicklung gelten.
• Unternehmen müssen regelmäßige Berichte zum Gender Pay Gap erstellen; bei über 5 Prozent Differenz ohne sachliche Rechtfertigung ist eine Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung verpflichtend.
• Betroffene von geschlechtsspezifischer Lohndiskriminierung haben Anspruch auf Entschädigung; zusätzlich drohen den Unternehmen Bußgelder.

Unternehmen müssen anhand objektiver und geschlechtsneutraler Kriterien beurteilen, ob sich Mitarbeitende im Hinblick auf den Wert der Arbeit in einer vergleichbaren Situation befinden. Neben Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen sind gegebenenfalls weitere relevante Faktoren einzubeziehen – idealerweise mithilfe eines effektiven Gradings (z. B. Punktfaktorverfahren).

Die von der Richtlinie geforderte Berichterstattung über das Entgeltgefälle zwischen Frauen und Männern erfordert eine detaillierte Analyse auf der Basis zahlreicher Datenpunkte, die über das reine Grundgehalt hinausgehen. Dabei ist eine geeignete Methodik (z. B. die sogenannte Dekompositionsmethode) zu wählen, die sowohl unbereinigte als auch bereinigte Lohnunterschiede abbildet und objektive, geschlechtsneutrale Einflussfaktoren wie Ausbildung, Berufserfahrung oder individuelle Leistung berücksichtigt.

Standardisierte und zentralisierte Payroll

Für entsandte Mitarbeitende und ihre Arbeitgeber ist eine korrekte Entgeltabrechnung im Heimat- und im Gastland ein zentraler Erfolgsfaktor – sowohl für die Compliance als auch zur Talentbindung. Die Einführung einer globalen Payroll ist jedoch komplex, da unterschiedliche gesetzliche Vorgaben, länderspezifische Steuerregelungen, technologische Entwicklungen (z. B. Cloud-Lösungen) und wachsende Anforderungen der Steuerbehörden zu berücksichtigen sind. Dies erfordert eine starke zentrale Steuerung („Central Hub“) und eine kontinuierliche Überwachung, da internationale Behörden zunehmend kooperieren.

In Deutschland gilt seit dem 01.01.2025 die verpflichtende Anwendung einer Tagestabelle zur Ermittlung des steuerpflichtigen Anteils der in Deutschland geleisteten Arbeitstage (BMF-Schreiben vom 08.10.2024). Dies kann zu höheren Steuerabgaben führen und erhöht den administrativen Aufwand – zusätzlich zu bestehenden Regelungen wie dem Auslandstätigkeitserlass oder Doppelbesteuerungsabkommen. In Ländern wie den Niederlanden oder den USA sind Korrekturen außerhalb der Payroll kaum möglich, was Fehler besonders kritisch macht.

Unternehmen müssen belastbare Prozesse aufbauen, um die Vergütung im Heimat- und im Gastland korrekt abzubilden und regulatorischen Anforderungen weltweit gerecht zu werden. Neue Technologien wie Cloud-Systeme, Automatisierung und KI bieten Potenzial zur Effizienzsteigerung – erfordern aber anfänglich hohe Investitionen und gezielte Schulungen der Mitarbeitenden.

Moderne Restrukturierung

Die Arbeitswelt befindet sich in einem tiefgreifenden Umbruch: Technologische Entwicklungen wie Automatisierung und künstliche Intelligenz verschieben Berufsbilder, während neue Tätigkeiten mit Fokus auf menschlichen Fähigkeiten entstehen. Zugleich führen demografischer Wandel, wirtschaftlicher Druck und globaler Wettbewerb dazu, dass viele Unternehmen ihre Strukturen neu ausrichten müssen. Personalrestrukturierung ist in diesem Kontext zu einem zentralen Instrument geworden, um Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen und effizienter zu gestalten.

Eine erfolgreiche Restrukturierung erfordert eine sorgfältige Planung und die Berücksichtigung zahlreicher rechtlicher, wirtschaftlicher und organisatorischer Faktoren. Neben der Analyse der wirtschaftlichen Machbarkeit müssen auch kollektiv- und individualarbeitsrechtliche Rahmenbedingungen geprüft, Verhandlungen mit Betriebsräten oder Gewerkschaften geführt und umfangreiche rechtliche Dokumentationen erstellt werden – von Aufhebungsverträgen im Einzelfall bis hin zu Betriebsvereinbarungen.

Der Fokus liegt dabei zunehmend auf sozialverträglichen und rechtssicheren Lösungen, insbesondere durch

• Aufhebungsverträge und Freiwilligenprogramme,
• Altersteilzeit,
• Transfergesellschaften zur Unterstützung beim Übergang oder
• Qualifizierungsinitiativen und interne Versetzungen zur Vermeidung von Kündigungen.

Dabei spielen eine klare Kommunikation mit allen Beteiligten, strukturierte Prozesse und moderne Technologien eine zentrale Rolle. Digitale Plattformen, Echtzeit-Reporting und virtuelle Tools unterstützen den Ablauf ebenso wie ein professionelles Projektmanagement. Insgesamt ist Restrukturierung heute ein hochkomplexer Prozess, der über arbeitsrechtliche Einzelmaßnahmen hinausgeht und als strategischer Hebel zur erfolgreichen Transformation verstanden werden sollte.