Projektmanager beschleunigen Genehmigungsverfahren 

Infrastrukturvorhaben und auch industrielle Großprojekte müssen in komplexen und häufig zeitintensiven Verfahren genehmigt werden. Fehlendes Personal in Behörden ist dabei eine Ursache für unnötige Verzögerungen der Verfahren. Durch den Einsatz eines sogenannten Projektmanagers lässt sich hier eine Beschleunigung erzielen, indem die Behörde externe Dienstleister hinzuzieht.

• Verschiedene Gesetze sehen die Möglichkeit vor, dass die zuständige Behörde in komplexen Genehmigungsverfahren – auf Kosten des Vorhabenträgers – externe Hilfe beauftragen kann, um das Genehmigungsverfahren zu beschleunigen.
• Insbesondere bei Infrastrukturvorhaben der Energiewende kommen Projektmanager bereits verstärkt zum Einsatz. Möglich ist der Einsatz aber auch im Bereich der Verkehrsinfrastruktur und bei immissionsschutzrechtlichen Genehmigungsverfahren.
• Für Genehmigungsverfahren nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz wurden die Regelungen jüngst novelliert, wodurch das Instrument des Projektmanagers gestärkt und für Behörden wie auch für Vorhabenträger interessanter wird.
  

Die Ausgangslage: komplexe, zeitintensive Genehmigungsverfahren

Infrastruktur- und Großprojekte sind in tatsächlicher und juristischer Hinsicht herausfordernd. Zeit- und Kostendruck, komplexe Projekt- und Planungsabläufe sowie regulatorische Rahmenbedingungen sind nur einige der „Hürden“, die die Beteiligten im Laufe der Projektrealisierung zu überwinden haben.

Die Genehmigungsverfahren erfordern viel Detailarbeit, sowohl beim Antragsteller als auch bei der Genehmigungsbehörde, unabhängig davon, welches konkrete Genehmigungsverfahren zu durchlaufen ist (z. B. Planfeststellungsverfahren, Verfahren nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz). Während es aufseiten der Antragsteller seit jeher üblich ist, externe Fachleute einzuschalten, war dies seitens der Behörden bisher kaum der Fall. Dies war so lange unproblematisch, wie in den Genehmigungsbehörden ausreichend Fachpersonal vorhanden war, um die Detailarbeit in angemessener Zeit bzw. innerhalb bestehender Fristen abzuarbeiten.

Wie viele andere Sektoren sehen sich jedoch auch Genehmigungsbehörden zunehmend mit den Folgen des Fachkräftemangels konfrontiert. Ein Mangel an Personal wirkt sich unweigerlich auf Genehmigungsverfahren aus, insbesondere auf deren Dauer.

Der Projektmanager: punktuelle externe Unterstützung

An diesem Punkt setzt das Instrument des Projektmanagers an. Hierunter ist ein externer Dienstleister zu verstehen, der von der Genehmigungsbehörde beauftragt und vom Vorhabenträger bezahlt wird. Er ergänzt personelle und fachliche Ressourcen in der Genehmigungsphase der Projekte passgenau. In der Regel handelt es sich dabei um auf derartige Genehmigungsverfahren spezialisierte Anwaltskanzleien. Dadurch lässt sich im Ergebnis auch bei hohem Verfahrensaufkommen und/oder komplexen Einzelverfahren eine effiziente und zügige Verfahrensführung gewährleisten.

Vorgesehen sind Projektmanager in diversen Fachgesetzen aus dem Energie-, Fernstraßen- und Eisenbahnbereich. Auch werden Projektmanager für Infrastrukturvorhaben und Großprojekte aus diesen Bereichen zunehmend mit Zustimmung des Vorhabenträgers durch die Behörde beauftragt, insbesondere im Zusammenhang mit den Vorhaben der Energiewende (etwa der Genehmigung von Höchstspannungsleitungen).

Projektmanager übernehmen in diesem Zusammenhang arbeitsintensive Verfahrensschritte wie die Sichtung und Prüfung von Planunterlagen, die Durchführung von Anhörungsverfahren einschließlich der Auswertung von Stellungnahmen und das Verfassen von Entscheidungsentwürfen. Sie bringen eigene Expertise und Know-how ein und unterstützen die Genehmigungsbehörde auch bei der Fristenkontrolle oder der Koordination verschiedener Fachgutachter. Projektmanager ersetzen oder verdrängen dabei zu keinem Zeitpunkt die jeweilige Genehmigungsbehörde, vielmehr bleibt diese selbst verantwortlich und wird durch den Projektmanager lediglich unterstützt.

Stärkung des Projektmanagers – Neuerungen des § 2b der 9. BImSchV

Auch für Genehmigungsverfahren nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz ist das Hinzuziehen eines Projektmanagers seit längerer Zeit ausdrücklich vorgesehen, wenn auch in der Praxis bislang selten umgesetzt. Um den Einsatz von Projektmanagern auch in diesem Bereich zu fördern, wurden kürzlich die rechtlichen Rahmenbedingungen geändert. Genehmigungsbehörden sollen nun auf jeder Stufe des Genehmigungsverfahrens einen Dritten als Projektmanager beauftragen, wenn dies durch den Vorhabenträger beantragt wird oder dieser die Zustimmung erteilt. Wichtig hierbei ist, dass der Vorhabenträger die durch den Projektmanager entstehenden Kosten zu tragen hat.

Soweit der Vorhabenträger zustimmt, kann die Genehmigungsbehörde bei der Beauftragung des Projektmanagers mit diesem vereinbaren, dass die Zahlungspflicht unmittelbar zwischen Vorhabenträger und Projektmanager entsteht und eine Abrechnung zwischen diesen beiden Parteien erfolgt. Die Genehmigungsbehörde prüft in diesem Fall lediglich, ob die abgerechnete Leistung dem erteilten Auftrag entspricht. Diese Regelung ist einer bewährten Vorgabe aus dem Energiewirtschaftsgesetz nachempfunden und dient dazu, Dreieckszahlungen zu vermeiden und damit den Verwaltungsaufwand, insbesondere unter haushaltsrechtlichen Gesichtspunkten, zu minimieren. In administrativer Hinsicht ist dies sicherlich eine Neuerung, die das Instrument des Projektmanagers im Bereich der immissionsschutzrechtlichen Genehmigungen stärkt und es für alle Beteiligten attraktiver macht.

Beauftragung des Projektmanagers: Vergabeverfahren notwendig

Bei der Beauftragung des Projektmanagers müssen die Behörden die vergaberechtlichen Vorgaben beachten, da die Leistungen des Projektmanagers einen öffentlichen Auftrag darstellen. Unerheblich ist insoweit, dass der Vorhabenträger den Projektmanager zu bezahlen hat. Dies ändert die Rechtsnatur des Auftragsverhältnisses nicht.

Den mit einem Vergabeverfahren verbundenen zeitlichen Aufwand müssen Behörde und Vorhabenträger einkalkulieren. Besonders in frühen Phasen der Genehmigungsverfahren wiegen die Vorteile, die Projektmanager in einem laufenden Genehmigungsverfahren bieten, dies aber auf. Dies gilt insbesondere dann, wenn in dem Genehmigungsverfahren eine Öffentlichkeitsbeteiligung notwendig ist und/oder umweltfachliche Fragen kritisch sind, etwa die des Artenschutzes.